Importante e/ou urgente
A clarificação entre importante e urgente é um tema que se arrasta há anos, senão séculos, mas que não deixa de estar sempre aberto a mais reflexões.
Uma das questões fundamentais em equipas de projecto é a gestão do tempo. O tempo em si, horas, dias, semanas ou meses, são apenas calendário, mas quando relativizadas com alguma coisa a sua dimensão altera-se.
“ O importante neste contexto...
O HMA Onaqui contém 43.880 hectares de área federal, estadual e privada de terras. A vegetação nas elevações superiores das Montanhas Onaqui é composta de escova de montanha e stands espalhados de coníferas. A área é de vegetação do monte por povoamentos de árvores de zimbro. Áreas que foram queimadas ou mecanicamente reflorestadas contem grama cacho. As áreas de vale são compostas de artemísia e erva anual. Os cavalos selvagens tendem a permanecer no banco de reservas e áreas planas ao longo dos lados leste e oeste da serra. Cavalos selvagens têm ocupado as Montanhas Onaqui desde o final de 1800. A maioria dos cavalos, são descendentes de cavalos que escaparam de fazendas locais. As cores dominantes dentro da área do rebanho são castanhos e baía. Outras cores encontradas incluem palomino baio, ruão, baio, preto e cinza. Os cavalos selvagens na Onaquis são classificados como de tamanho médio. As fêmeas pesam, em média, cerca de 900 quilos e os garanhões, cerca de 1.000. Os cavalos são de média composição e geralmente permanecem saudáveis, mesmo durante períodos de seca. O objectivo de gestão de BLM para este rebanho é o de manter um tamanho do rebanho entre 70 e 120 cabeças. - tribeequus.com
Um pequeno jogo ajuda a equipa a perceber o peso da diferenciação entre importante e urgente.
Imaginemos que temos uma tarefa “X” para realizar. A primeira questão é perguntar se ela é urgente ou não e, se é importante ou não. A resposta dá o posicionamento dessa tarefa ou actividade numa matriz imaginada.
Importante........... Urgente A ......... Não urgente B
Não
Importante........... Urgente C ......... Não urgente D
Não existem respostas certas ou erradas. O importante é aplicar o juízo feito e o conhecimento da organização, a perspectiva do mercado, o ambiente competitivo, ou outras questões estratégicas que são importantes para os donos do projecto.
Na hipótese A – Foram anotadas tarefas que não foram planeadas, ou alguém tardou a tomar uma decisão e agora é necessário realizar essa tarefa.
Hipótese B – São tarefas que envolvem reflexão ou criatividade, onde os pormenores são relevantes. Estas tarefas incluem actividades de conciliação familiar.
Hipótese C – São as tarefas dos aflitos que não pensam. Pedidos de reorganização, questões administrativas e interrupções constantes por qualquer meio.
Hipótese D – Tarefas que reclamam a contemplação e prejudicam a gestão do tempo. Análises profundas sobre assuntos não enquadráveis.
Quando uma equipa analisa os resultados inscritos nos quatro quadrantes, para além de ficar com uma noção muito clara do caminho a percorrer, deve demorar-se na hipótese B, pois aí encontram-se as sementes de grandes e futuros projectos.
Algumas perguntas em jeito de desafio:
- Será que a equipa de projecto anda sempre numa corrida, para fazer as coisas?
- Será que a equipa de projecto se gasta tempo suficiente na hipótese B (importante, mas não urgente)?
- Se eu pudesse mudar alguma coisa, o que seria?
Passe pela hipótese B e demore-se! Depois conte-me!
A clarificação entre importante e urgente é um tema que se arrasta há anos, senão séculos, mas que não deixa de estar sempre aberto a mais reflexões.
Uma das questões fundamentais em equipas de projecto é a gestão do tempo. O tempo em si, horas, dias, semanas ou meses, são apenas calendário, mas quando relativizadas com alguma coisa a sua dimensão altera-se.
“ O importante neste contexto...
O HMA Onaqui contém 43.880 hectares de área federal, estadual e privada de terras. A vegetação nas elevações superiores das Montanhas Onaqui é composta de escova de montanha e stands espalhados de coníferas. A área é de vegetação do monte por povoamentos de árvores de zimbro. Áreas que foram queimadas ou mecanicamente reflorestadas contem grama cacho. As áreas de vale são compostas de artemísia e erva anual. Os cavalos selvagens tendem a permanecer no banco de reservas e áreas planas ao longo dos lados leste e oeste da serra. Cavalos selvagens têm ocupado as Montanhas Onaqui desde o final de 1800. A maioria dos cavalos, são descendentes de cavalos que escaparam de fazendas locais. As cores dominantes dentro da área do rebanho são castanhos e baía. Outras cores encontradas incluem palomino baio, ruão, baio, preto e cinza. Os cavalos selvagens na Onaquis são classificados como de tamanho médio. As fêmeas pesam, em média, cerca de 900 quilos e os garanhões, cerca de 1.000. Os cavalos são de média composição e geralmente permanecem saudáveis, mesmo durante períodos de seca. O objectivo de gestão de BLM para este rebanho é o de manter um tamanho do rebanho entre 70 e 120 cabeças. - tribeequus.com
Um pequeno jogo ajuda a equipa a perceber o peso da diferenciação entre importante e urgente.
Imaginemos que temos uma tarefa “X” para realizar. A primeira questão é perguntar se ela é urgente ou não e, se é importante ou não. A resposta dá o posicionamento dessa tarefa ou actividade numa matriz imaginada.
Importante........... Urgente A ......... Não urgente B
Não
Importante........... Urgente C ......... Não urgente D
Não existem respostas certas ou erradas. O importante é aplicar o juízo feito e o conhecimento da organização, a perspectiva do mercado, o ambiente competitivo, ou outras questões estratégicas que são importantes para os donos do projecto.
Na hipótese A – Foram anotadas tarefas que não foram planeadas, ou alguém tardou a tomar uma decisão e agora é necessário realizar essa tarefa.
Hipótese B – São tarefas que envolvem reflexão ou criatividade, onde os pormenores são relevantes. Estas tarefas incluem actividades de conciliação familiar.
Hipótese C – São as tarefas dos aflitos que não pensam. Pedidos de reorganização, questões administrativas e interrupções constantes por qualquer meio.
Hipótese D – Tarefas que reclamam a contemplação e prejudicam a gestão do tempo. Análises profundas sobre assuntos não enquadráveis.
Quando uma equipa analisa os resultados inscritos nos quatro quadrantes, para além de ficar com uma noção muito clara do caminho a percorrer, deve demorar-se na hipótese B, pois aí encontram-se as sementes de grandes e futuros projectos.
Algumas perguntas em jeito de desafio:
- Será que a equipa de projecto anda sempre numa corrida, para fazer as coisas?
- Será que a equipa de projecto se gasta tempo suficiente na hipótese B (importante, mas não urgente)?
- Se eu pudesse mudar alguma coisa, o que seria?
Passe pela hipótese B e demore-se! Depois conte-me!
Á nossa mentalidade tem mesmo de mudar do paradigma (tão português) do quadrant A, para o quadrant B.
ResponderEliminarGestão do Tempo
Será que se consegue gerir o tempo? Adquirir, dispensar, trocar, emprestar tempo?
Não!
Discordo da utilização do termo "gestão do tempo", porque o tempo não se gere, aproveita-se, ele é-nos fornecido (oferecido) a um ritmo constante de 1 minuto/minuto.
O que se gere são as tarefas, que no seu encadeamento conduzem à conclusão do projecto.
É a gestão de tarefas, processo sobre o qual temos autonomia, poder e autoridade, que é alvo da análise de quadrantes.
Se nos concentrar-mos na "Gestão de Tarefas" aliviamos a pressão psicológica, porque passamos o foco para as tarefas, sobre as quais temos o poder de decidir o tipo de acção a desenvolver: ignorar, fazer ou delegar.
Na "Gestão de Tempo" é o tempo que tem poder sobre nós, o que psicologicamente pode ser e é-o muitas vezes, opressivo.